Entrevistas: As entrevistas são oportunidades para obter informações detalhadas dos colaboradores. Os auditores fazem perguntas específicas relacionadas aos processos, procedimentos, responsabilidades e conhecimentos dos funcionários. Isso permite uma compreensão mais profunda das atividades e desafios da organização.

-                     Análise de Documentos: A análise de documentos é uma maneira eficiente de verificar a consistência entre as práticas documentadas e a realidade operacional. Os auditores verificam se os documentos refletem com precisão as atividades realizadas e se estão atualizados conforme as mudanças organizacionais.

Registro de Achados de Auditoria:

Durante a coleta de evidências, os auditores registram todos os achados relevantes de forma organizada e detalhada. Esses achados podem incluir conformidades, não conformidades, oportunidades de melhoria e boas práticas. O registro preciso dos achados é essencial para a comunicação transparente dos resultados aos envolvidos e para a elaboração do relatório de auditoria posteriormente.

Ao concluir a fase de coleta de evidências, os auditores acumulam um conjunto de informações objetivas que formam a base das conclusões da auditoria. Essas evidências ajudam a validar a eficácia dos sistemas de gestão da organização auditada, identificar áreas de excelência e apontar para oportunidades de aprimoramento. A coleta cuidadosa de evidências assegura a credibilidade e a precisão das avaliações realizadas pelos auditores.

Realizando a Auditoria Parte II – 

Avaliação e Análise de Evidências

Após a coleta minuciosa de evidências, a fase de avaliação e análise é uma etapa crucial da auditoria. É nesse momento que os auditores interpretam as informações obtidas e fazem julgamentos informados sobre a conformidade dos sistemas de gestão da organização auditada em relação aos requisitos estabelecidos pela norma. Essa avaliação determina se a organização está seguindo as práticas e os padrões esperados.

Avaliação da Conformidade em Relação aos Requisitos da Norma:

Os auditores compararão as evidências coletadas com os requisitos estabelecidos pela norma relevante, como a ISO 9001, ISO 14001 ou ISO 45001. Eles examinam como a organização implementa suas políticas, procedimentos e práticas para garantir que elas estejam em conformidade com os critérios estipulados. Isso envolve verificar se as atividades e processos atendem às diretrizes definidas e se estão

alinhados com as expectativas da norma.

Identificação de Não Conformidades e Oportunidades de Melhoria:

Durante a análise das evidências, os auditores procuram tanto por não conformidades quanto por oportunidades de melhoria. As não conformidades são discrepâncias significativas que indicam um desvio dos requisitos da norma. Esses desvios podem variar em gravidade e podem abranger falhas processuais, lacunas de documentação ou ações que não estejam em conformidade.

As oportunidades de melhoria, por outro lado, são áreas onde a organização pode aprimorar suas práticas além do que é estritamente exigido pela norma. Os auditores podem identificar processos eficazes que podem ser adotados em outras áreas da organização ou sugerir a implementação de práticas que aumentem a eficiência, a qualidade ou a segurança.

Julgamento de Evidências Objetivas e Subjetivas:

A avaliação das evidências requer a aplicação de julgamentos tanto sobre evidências objetivas quanto subjetivas. Evidências objetivas são fatos claros e mensuráveis, como registros documentados e observações diretas. Evidências subjetivas, por outro lado, são informações mais interpretativas, obtidas por meio de entrevistas ou análise de contexto.

Os auditores avaliam as evidências objetivas com base em sua clareza e consistência. Eles verificam se as informações documentadas correspondem às práticas reais e se estão de acordo com os requisitos da norma. Evidências subjetivas são avaliadas considerando a confiabilidade das fontes, a consistência das informações e a coleta de múltiplas perspectivas.

A avaliação e análise de evidências determinam se a organização auditada está cumprindo os padrões estabelecidos e se está em conformidade com os requisitos da norma. Ao identificar não conformidades e oportunidades de melhoria, os auditores contribuem para aprimorar continuamente os sistemas de gestão da organização, fortalecendo sua capacidade de operar de maneira eficiente e em conformidade com os melhores padrões.

Relatório e Comunicação dos Resultados da Auditoria

Após a conclusão da avaliação e análise das evidências, a próxima etapa crucial no processo de auditoria é a elaboração do relatório e a comunicação dos resultados. O relatório de auditoria é o documento que resume as constatações, conclusões e recomendações da auditoria, enquanto a comunicação eficaz dos resultados é fundamental para garantir que as partes interessadas compreendam a situação e possam

tomar as medidas apropriadas.

Estrutura e Conteúdo do Relatório de Auditoria:

O relatório de auditoria é um registro formal das atividades e resultados da auditoria. Sua estrutura e conteúdo podem variar, mas geralmente incluem:

1.                 Introdução: Uma breve descrição do escopo da auditoria, os objetivos e a abordagem utilizada.

2.                 Resumo Executivo: Uma visão geral das conclusões mais importantes da auditoria, incluindo os principais achados e recomendações.

3.                 Descrição da Organização Auditada: Informações sobre a organização, sua estrutura, suas operações e seus sistemas de gestão relevantes.

4.                 Resultados da Auditoria: Detalhes das evidências coletadas, incluindo constatações de conformidade, não conformidades identificadas e oportunidades de melhoria.

5.                 Conclusões: Avaliação geral da conformidade da organização auditada em relação aos requisitos da norma e a eficácia de seus sistemas de gestão.

6.                 Recomendações: Sugestões para ações corretivas, ações preventivas e oportunidades de melhoria com base nas não conformidades e achados da auditoria.

7.                 Plano de Ação: Um plano detalhado que descreve como a organização pretende abordar as não conformidades e implementar as recomendações.

8.                 Acompanhamento: Detalhes sobre o acompanhamento que será realizado para verificar a implementação das ações corretivas e preventivas.

Comunicação Eficaz dos Resultados aos Stakeholders:

A comunicação dos resultados da auditoria é uma etapa crítica para garantir que os stakeholders compreendam os achados e as implicações para a organização. Isso envolve:

-                     Clareza: As informações devem ser apresentadas de forma clara e compreensível, evitando jargões técnicos excessivos.

-                     Relevância: Os resultados devem ser relacionados aos objetivos e preocupações dos stakeholders.

-                     Transparência: A comunicação deve ser honesta e transparente, destacando tanto as áreas de excelência quanto as oportunidades de melhoria.

-                     Feedback: Os stakeholders devem ter a oportunidade de fazer perguntas e fornecer feedback sobre os resultados da auditoria.

Ações Corretivas e Preventivas: Acompanhamento e Resolução:

Após a comunicação dos resultados, a organização auditada deve tomar medidas para abordar as não conformidades e implementar as

recomendações. Isso envolve a definição de ações corretivas para corrigir as discrepâncias identificadas e ações preventivas para evitar a recorrência de problemas semelhantes.

O acompanhamento é uma etapa crítica para verificar a eficácia das ações implementadas. Os auditores podem revisitar a organização em uma data posterior para avaliar se as ações corretivas e preventivas foram eficazes em resolver as não conformidades e melhorar os sistemas de gestão.

O relatório de auditoria e a comunicação eficaz dos resultados são essenciais para garantir que as partes interessadas compreendam a conformidade da organização auditada com os padrões estabelecidos. As ações corretivas e preventivas resultantes do relatório permitem que a organização aprimore continuamente seus processos e sistemas de gestão, fortalecendo sua capacidade de operar com eficiência e qualidade.