mais comuns são o Simples Nacional, o Lucro Presumido e o Lucro Real. Cada um deles traz vantagens e responsabilidades diferentes, e entender isso evita erros graves na escrituração.

           O Simples Nacional costuma ser o primeiro regime de muitas empresas. Ele foi criado para simplificar a vida de micro e pequenas empresas, reunindo vários tributos em uma guia única. Isso não significa ausência de impostos, mas sim uma forma mais prática de recolhê-los. No Simples, a tributação é baseada principalmente no faturamento, e a alíquota varia conforme a atividade e o volume de receita. Para quem está na rotina, o cuidado principal é garantir que as notas fiscais estejam corretas, porque elas são a base para o cálculo do imposto mensal.

           Já o Lucro Presumido funciona de outra forma. Nele, a legislação presume qual seria o lucro da empresa com base em percentuais aplicados sobre a receita. A partir dessa presunção, são calculados tributos como IRPJ e CSLL. Aqui, a escrituração contábil e fiscal precisa estar ainda mais alinhada, porque, embora o lucro seja “presumido”, a empresa continua precisando comprovar receitas, despesas, retenções e pagamentos. É comum empresas nesse regime sentirem mais claramente o peso de uma nota emitida errada ou de um documento mal classificado.

           O Lucro Real, por sua vez, é o regime mais complexo e o mais próximo da realidade econômica da empresa. Nele, os tributos sobre o lucro são calculados com base no resultado contábil ajustado. Isso significa que a qualidade da escrituração contábil é decisiva. Um erro de classificação, uma despesa sem documento ou uma receita omitida pode gerar distorções relevantes. Mesmo que o iniciante não vá trabalhar diretamente com esse regime, é importante entender que ele existe e que, nele, a contabilidade deixa de ser apenas apoio e passa a ser o centro da apuração.

           Um erro bastante comum entre iniciantes é achar que o regime tributário é um detalhe distante, resolvido apenas pelo contador. Na prática, o regime impacta decisões simples do dia a dia: como emitir nota, como registrar receita, como controlar faturamento, quando se preocupar com limites e quando um crescimento pode mudar o enquadramento da empresa. Quando a pessoa entende o regime, ela passa a enxergar o imposto como parte do planejamento — e não apenas como um susto no fim do mês.

          Outro ponto importante é perceber que tributo não é sinônimo de pagamento imediato. Assim como vimos a

diferença entre competência e caixa na contabilidade, na área fiscal também existem momentos diferentes: o momento em que o imposto nasce (fato gerador) e o momento em que ele é pago (vencimento). A venda pode acontecer hoje, o imposto pode ser apurado no fechamento do mês e pago só no mês seguinte. Se a empresa não se organiza, corre o risco de gastar o dinheiro que já “tem dono”, mesmo que ainda esteja no caixa.

           Por isso, entender tributos no nível básico é, acima de tudo, um exercício de organização mental. É saber responder perguntas simples: que tipo de empresa é essa? o que ela vende ou presta? qual regime ela está? quais impostos costumam aparecer? Com essas respostas, a escrituração fiscal deixa de ser um território nebuloso e passa a ser um processo lógico, conectado com a realidade da empresa.

           No fim das contas, esta aula não tem o objetivo de transformar ninguém em especialista em legislação tributária. O objetivo é muito mais prático: ajudar você a não se perder, a identificar quando algo parece errado e a conversar melhor com o contador ou com a equipe fiscal. Quando os tributos deixam de ser um “monstro invisível” e passam a ser compreendidos como parte natural da atividade empresarial, a empresa ganha previsibilidade — e previsibilidade é um dos maiores sinais de maturidade na gestão.

Referências bibliográficas

CREPALDI, Silvio Aparecido. Planejamento Tributário. São Paulo: Atlas.

MARION, José Carlos. Contabilidade Empresarial. São Paulo: Atlas.

PADOVEZE, Clóvis Luís. Contabilidade Tributária. São Paulo: Atlas.

FABRETTI, Láudio Camargo. Contabilidade Tributária. São Paulo: Atlas.

BRASIL. Código Tributário Nacional – Lei nº 5.172/1966.

CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Normas Brasileiras de Contabilidade – NBC TG Estrutura Conceitual.

Aula 8 – O básico de notas fiscais e CFOP: o suficiente para não errar feio

           Para muita gente, nota fiscal é aquele “documento que a gente emite porque tem que emitir”. Só que, na prática, a nota é bem mais do que uma obrigação: ela é o registro oficial de uma operação. É como se fosse a certidão de nascimento de uma venda ou de um serviço prestado. Quando a nota está correta, ela protege a empresa, dá transparência para o cliente e evita problemas na escrituração. Quando está errada — ou quando não existe — ela vira uma porta aberta para confusão, retrabalho, multas e até bloqueios em sistemas.

           O primeiro passo para não se perder é entender que

existem tipos diferentes de nota, e cada uma serve para uma situação. A NF-e (Nota Fiscal eletrônica) é usada principalmente para venda de mercadorias e circulação de produtos. A NFC-e é parecida, mas voltada para o varejo, normalmente na venda para consumidor final (muito comum em lojas físicas). Já a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços eletrônica) é emitida para prestação de serviços e costuma ser controlada pela prefeitura, porque o ISS é municipal. Por fim, existe o CT-e, ligado ao transporte de cargas, mais comum em operações logísticas e empresas transportadoras. Você não precisa decorar tudo de uma vez, mas precisa saber perguntar: “O que eu fiz aqui foi venda de produto ou prestação de serviço? Para quem? Em qual contexto?” Isso já ajuda a escolher o tipo certo.

           Outro ponto que confunde iniciantes é a ideia de que nota fiscal é só para “venda”. Na realidade, existem operações que também exigem documentação fiscal mesmo sem haver uma venda direta. Por exemplo, devoluções, trocas, remessas, bonificações, amostras, transferências entre filiais, consertos, consignação. Muitas dessas situações envolvem circulação de mercadoria e, por isso, precisam estar documentadas de alguma forma. É aqui que muita empresa erra sem perceber:

o produto saiu ou entrou, mas não existe documento explicando o motivo, e aí o estoque não bate, a escrituração fica incoerente e o risco fiscal aumenta.

           Nesse cenário aparece uma sigla que dá calafrios em iniciantes: CFOP. A boa notícia é que, no nível básico, você pode pensar no CFOP como uma frase curta que responde: “Qual é o motivo desta operação?” Ele ajuda a classificar se a movimentação é venda, compra, devolução, transferência, remessa, entre outras possibilidades. A palavra-chave aqui é classificação. O CFOP é uma espécie de “etiqueta” que diz ao sistema e ao fisco o que está acontecendo, e isso influencia a forma como impostos são tratados e como a operação será interpretada numa fiscalização.

           Um jeito bem didático de entender o CFOP sem cair em detalhes técnicos é pensar em três perguntas: (1) é entrada ou saída? (2) é dentro do estado ou fora do estado? (3) qual é a natureza da operação (venda, devolução, remessa etc.)? Com esse raciocínio, você já evita erros grandes. Porque a maioria dos problemas não vem de uma pequena diferença de código, e sim de situações como: tratar uma devolução como venda, tratar remessa como venda, ou tratar venda interestadual como se fosse interna. Esses

são os erros que geram inconsistência e chamam atenção.

           E por que isso é tão importante? Porque nota fiscal não é só “um papel”: ela alimenta sistemas fiscais e contábeis, influencia o controle de estoque, afeta impostos, impacta obrigações acessórias e, muitas vezes, determina como o cliente vai enxergar a empresa. Uma nota com descrição genérica (“serviços prestados”, “venda de mercadoria”) pode até passar, mas não é o ideal. Uma nota com dados errados pode gerar recusa do cliente, dificuldade para comprovar despesas, problemas em auditorias e até bloqueio em pagamentos. Em empresas B2B (que vendem para outras empresas), isso fica ainda mais sensível, porque muitos clientes só pagam após conferência de nota.

           Um erro comum é a empresa tratar nota fiscal como algo “para fazer depois”. O problema é que o “depois” vira um buraco. A operação aconteceu, o dinheiro entrou, o produto saiu — e a nota ficou esquecida. Quando o fechamento do mês chega, ninguém consegue reconstruir com precisão o que aconteceu. E, além disso, existem prazos de cancelamento e regras específicas. Ou seja: não é só emitir, é emitir no tempo correto. Por isso, uma prática simples ajuda muito: criar um gatilho interno do tipo “saiu mercadoria ou prestou serviço = nota emitida”. Sem exceções “porque foi correria”.

           Outro erro frequente é o de cadastro mal-feito. Mesmo que a empresa não tenha um ERP robusto, ela precisa ter cuidado com itens básicos como: descrição do produto/serviço, unidade, valor, dados do cliente/fornecedor e, quando aplicável, classificações fiscais como NCM (no caso de mercadorias). Um cadastro ruim vira nota ruim. E nota ruim vira uma sequência de problemas: estoque errado, imposto apurado errado, dificuldade de conferência e retrabalho no financeiro.

           Quando falamos em prevenção, o segredo é não tentar resolver tudo na cabeça. O ideal é montar um procedimento simples, repetível e fácil de ensinar para qualquer pessoa da equipe. Por exemplo: antes de emitir a nota, conferir dados do cliente e o tipo de operação; depois de emitir, salvar XML e PDF em pastas do mês; e no fim do dia (ou da semana), comparar notas emitidas com relatório de vendas e recebimentos. Essa rotina transforma um tema que parece enorme em uma sequência de pequenos passos fáceis de controlar.

           E tem um último ponto que vale ouro para iniciante: nem toda divergência é fraude, mas toda divergência precisa de explicação. Às vezes, a nota está

certa e o problema é só falta de conciliação; às vezes, o pagamento entrou com desconto; às vezes, a operação foi cancelada e não foi registrada corretamente. A nota fiscal é um “marco” oficial. Se o banco, o estoque e as notas contam histórias diferentes, alguém vai ficar confuso — e, em geral, a empresa é quem paga o preço dessa confusão.

           No fim, a meta desta aula é bem objetiva: fazer você olhar para nota fiscal e enxergar lógica, não pânico. Saber identificar qual tipo de nota usar, entender que o CFOP é uma forma de classificar a operação e criar hábitos simples de conferência já coloca qualquer iniciante vários passos à frente. Não é sobre decorar tabelas. É sobre entender o básico e construir um processo que evita erros grandes — os que custam caro.

Referências bibliográficas

FABRETTI, Láudio Camargo. Contabilidade Tributária. São Paulo: Atlas.

CREPALDI, Silvio Aparecido. Planejamento Tributário. São Paulo: Atlas.

PADOVEZE, Clóvis Luís. Contabilidade Tributária. São Paulo: Atlas.

BRASIL. Código Tributário Nacional – Lei nº 5.172/1966.

BRASIL. Ajuste SINIEF 07/2005 (institui a NF-e e o DANFE).

CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. NBC TG – Estrutura Conceitual para Relatório Financeiro. Brasília: CFC.

Aula 9 – Fechamento mensal integrado (fiscal + contábil) em 10 passos: transformando correria em rotina

           Fechamento mensal é aquele momento em que a empresa descobre se está organizada… ou se estava apenas “apagando incêndio” com boa vontade. Muita gente associa fechamento a uma semana de estresse, madrugada conferindo extrato, caça a nota fiscal perdida e aquela frase que ninguém gosta de ouvir: “Não vai dar para fechar hoje, falta documento.” Só que o fechamento não precisa ser traumático. Quando você entende o objetivo e cria um ritual simples, ele vira um processo natural: uma revisão do mês para garantir que a história da empresa está coerente — tanto para a gestão quanto para o fisco.

           A ideia do fechamento mensal integrado é justamente unir dois mundos que, na prática, andam juntos o tempo inteiro: o fiscal (notas, impostos, obrigações) e o contábil (registros, resultado, patrimônio, conciliação). Não adianta o fiscal estar lindo se o banco não bate e os lançamentos estão duplicados. E não adianta a contabilidade parecer organizada se faltam notas ou existem operações sem documento. Fechar bem o mês é fazer esses dois lados conversarem, sem briga e sem improviso.

           O primeiro passo é sempre

começar pelo que “define” as operações: as notas fiscais emitidas e recebidas. Nesse momento, a pergunta é bem simples: “Tudo o que foi vendido ou prestado serviço foi documentado? E tudo o que foi comprado tem documento?” Esse é o tipo de verificação que evita problemas grandes, como receitas sem nota, compras sem comprovação e divergências que vão estourar lá na frente. Uma dica prática é separar as notas por tipo: vendas, serviços, compras e devoluções. Só essa separação já deixa o trabalho mais leve.

           Logo em seguida, vale olhar para um tema que costuma causar confusão: cancelamentos, devoluções e ajustes. A vida real tem trocas, reembolsos, notas canceladas, devolução de mercadoria por defeito, desconto concedido depois, retrabalho. Se esses eventos não são registrados corretamente, o mês fica com cara de “vendeu muito” ou “comprou muito” sem ser verdade. O fechamento é o momento de garantir que essas exceções foram tratadas com cuidado, porque são exatamente elas que geram inconsistências em estoque, em impostos e na percepção do resultado.

           Depois disso, entra um passo que parece pequeno, mas é decisivo para evitar dor de cabeça: conferir cadastros básicos. Se você trabalha com mercadoria, por exemplo, um cadastro malfeito (descrição confusa, item duplicado, classificação errada) vira nota errada, estoque errado e lançamento errado. Se você presta serviço, descrições genéricas demais podem gerar questionamentos e retrabalho. Nessa etapa, a meta não é “perfeição”, mas consistência: manter o que é essencial correto e padronizado para o fechamento não virar um quebra-cabeça.

           A partir daí, o foco costuma ir para o coração financeiro do mês: extratos bancários e relatórios de recebimento (cartão, PIX, boletos, marketplace). Aqui entra a conciliação de verdade. A pergunta que guia essa etapa é: “Tudo o que entrou tem origem? Tudo o que saiu tem justificativa e documento?” Conciliação não é só bater saldo; é identificar taxas, estornos, pagamentos duplicados, entradas sem identificação e repasses “quebrados” (aquelas situações em que várias vendas viram um repasse só). Quanto mais cedo a empresa faz isso, menos pendência acumula.

           Com as entradas e saídas mapeadas, chega a hora de organizar os documentos por competência, ou seja, decidir “a que mês isso pertence”. Esse ponto é vital para o resultado fazer sentido. Se você registrar despesa só quando paga e receita só quando recebe, o mês vira uma montanha-russa.

ou seja, decidir “a que mês isso pertence”. Esse ponto é vital para o resultado fazer sentido. Se você registrar despesa só quando paga e receita só quando recebe, o mês vira uma montanha-russa. No fechamento, você olha com calma e pergunta: “Essa conta de energia pertence a qual mês? Esse recebimento é de qual venda? Essa compra foi feita quando?” Essa organização transforma o fechamento em algo inteligente, e não apenas mecânico.

           Na sequência, entra um item que costuma dar susto quando é ignorado: impostos pagos e impostos em aberto. O fechamento não é apenas olhar para o que já foi pago, mas também para o que foi gerado e ainda vai vencer. Muitas empresas caem numa armadilha perigosa: o dinheiro está no caixa, então elas gastam, esquecendo que existe imposto a vencer. No fechamento, você cria clareza sobre isso: o que já foi recolhido, o que ainda falta, quais guias precisam ser emitidas e quais prazos estão chegando. Só isso já reduz muito risco de multa e juros.

           Depois vem um passo que parece burocrático, mas é, na verdade, o mais “honesto” do fechamento: listar pendências. Pendência é tudo aquilo que não fecha: nota faltando, pagamento sem documento, entrada sem identificação, divergência de valor, lançamento duplicado, operação sem comprovação. Muitas empresas têm medo dessa lista, como se pendência significasse fracasso. Mas a lista é o contrário: ela é um sinal de maturidade. Uma empresa organizada não é a que nunca tem pendência — é a que identifica rápido, registra e resolve.

           Com as pendências mapeadas, o fechamento evolui para algo que dá senso de controle: gerar relatórios e enxergar o mês. Para iniciantes, dois relatórios já mudam o jogo: um resumo de receitas e despesas (resultado do mês) e um demonstrativo simples de contas a pagar e a receber. Esses relatórios são o “espelho” do mês. Eles mostram se a empresa está conseguindo gerar lucro, onde está gastando mais, se está ficando muito dependente de vendas a prazo e se os compromissos estão equilibrados.

Por fim, vem o passo que muita gente faz malfeito e depois se arrepende: checklist final e arquivamento. Fechou o mês? Então os documentos precisam estar guardados de forma acessível. Não é para “encher pasta”, é para garantir que, se amanhã surgir uma dúvida, uma auditoria, um pedido de banco, ou até um questionamento interno, você encontre tudo com rapidez. Arquivamento bom é aquele que permite responder “onde está?” em dois minutos. E isso só

acontece com padrão e constância.

           Se você reparar, os “10 passos” do fechamento integrado não são um ritual para complicar sua vida. Eles existem para substituir o improviso por um método. E o método, com o tempo, vira tranquilidade. Quando a empresa fecha bem o mês, ela ganha algo que não aparece em planilha: confiança. Confiança para tomar decisões, para crescer, para negociar com fornecedores, para buscar crédito, para organizar impostos e para conversar com o contador de igual para igual. O fechamento bem-feito é como varrer a casa e abrir as janelas: dá trabalho, mas deixa tudo mais leve.

           No fim das contas, o fechamento mensal integrado é o momento de fazer a pergunta mais importante do curso inteiro: “A história que a empresa contou este mês está coerente?” Se notas, banco, lançamentos e documentos contam a mesma história, você está no caminho certo. Se cada parte conta uma versão diferente, o fechamento serve para ajustar, aprender e criar um próximo mês melhor. E é assim que a escrituração deixa de ser um peso e vira um instrumento real de organização e crescimento.

Referências bibliográficas

IUDÍCIBUS, Sérgio de. Contabilidade Introdutória. São Paulo: Atlas.

MARION, José Carlos. Contabilidade Básica. São Paulo: Atlas.

CREPALDI, Silvio Aparecido. Contabilidade Geral. São Paulo: Atlas.

PADOVEZE, Clóvis Luís. Manual de Contabilidade Básica. São Paulo: Atlas.

FABRETTI, Láudio Camargo. Contabilidade Tributária. São Paulo: Atlas.

BRASIL. Código Tributário Nacional – Lei nº 5.172/1966.

CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. NBC TG – Estrutura Conceitual para Relatório Financeiro. Brasília: CFC.

Estudo de caso envolvente — Módulo 3

“A agência que faturava bem…, mas sempre tinha medo do fim do mês”

A Criativa Sul era uma agência de marketing digital com clientes fixos, contratos mensais e uma equipe enxuta. O faturamento crescia de forma estável, e o trabalho não faltava. Mesmo assim, toda vez que chegava ao fim do mês, a dona, Carla, sentia um frio na barriga. Não era por falta de clientes — era por insegurança. Ela nunca tinha certeza se os impostos estavam certos, se as notas tinham sido emitidas corretamente e se o fechamento mensal realmente refletia a realidade.

A empresa estava no Simples Nacional, e Carla acreditava que isso significava “pouca burocracia”. Até que começaram a aparecer pequenos sinais de alerta: notificações da prefeitura, divergências entre banco e notas, atrasos pontuais em impostos e pedidos

de alerta: notificações da prefeitura, divergências entre banco e notas, atrasos pontuais em impostos e pedidos de clientes para corrigir notas já emitidas.

Foi nesse cenário que entrou Fernanda, assistente administrativa, para ajudar a organizar a escrituração fiscal e o fechamento mensal — exatamente o foco do Módulo 3.

Cena 1 — “É tudo serviço… então tanto faz a nota, né?”

Fernanda começou revisando as notas fiscais de serviço (NFS-e) e percebeu que quase todas tinham a mesma descrição: “Serviços prestados conforme contrato”. Não havia detalhamento, período de referência nem distinção entre tipos de serviço.

Erro comum #1: descrição genérica na nota fiscal
Consequências:

• Dificuldade de comprovação para o cliente.
• Questionamentos da prefeitura em fiscalizações.
• Problemas para classificar corretamente a receita.

✅ Como evitar

• Descrever o serviço de forma clara: tipo, período e contexto.
  Ex.: “Serviços de gestão de redes sociais – março/2026”.
• Criar modelos de descrição por tipo de contrato.
• Conferir a nota antes de enviar ao cliente, como se fosse um “contrato resumido”.

Cena 2 — PIX entrou…, mas a nota ficou para depois

No extrato bancário, Fernanda encontrou vários PIX de clientes que não tinham nota fiscal correspondente. Carla explicava: “O cliente pagou antes, depois eu emito”.

Erro comum #2: recebimento sem emissão imediata de nota
Consequências:

• Receita sem documento fiscal.
• Risco de multa e inconsistência no Simples Nacional.
• Dificuldade para fechar o mês corretamente.

✅ Como evitar

• Criar um gatilho automático: recebeu = emitiu nota.
• Manter um controle simples: data do recebimento × data da emissão da nota.
• Reservar um horário fixo do dia ou da semana só para emissão e conferência.

Cena 3 — CFOP errado (ou nem pensado)

Embora a empresa fosse de serviços, havia algumas operações específicas: reembolso de despesas, cobrança de taxa administrativa, ajustes contratuais. Em alguns casos, as notas eram emitidas como se fossem todas iguais, sem refletir a natureza real da operação.

Erro comum #3: não pensar na natureza da operação (classificação fiscal)
Consequências:

• Tributação incorreta.
• Confusão entre receita própria e valores de terceiros.
• Dificuldade de explicação em auditorias ou questionamentos.

✅ Como evitar

• Antes de emitir a nota, perguntar: “Isso é serviço? Reembolso? Ajuste?”
• Definir com o contador como tratar

• cada tipo de operação.
• Criar um pequeno guia interno com exemplos mais comuns.

Cena 4 — Imposto pago “quando dá”

Fernanda analisou os pagamentos e percebeu que alguns impostos do Simples tinham sido pagos em atraso. Não por falta de dinheiro, mas por falta de previsibilidade. Carla pagava quando lembrava ou quando sobrava tempo.

Erro comum #4: não separar imposto como obrigação futura
Consequências:

• Multa e juros desnecessários.
• Sensação constante de descontrole.
• Uso do dinheiro que já tinha destino.

✅ Como evitar

• Criar um calendário fiscal visível (físico ou digital).
• Separar, mentalmente e financeiramente, o imposto do faturamento.
• No fechamento mensal, listar impostos gerados e vencimentos do mês seguinte.

Cena 5 — Fechamento sem método: cada mês uma história

No fechamento mensal, Fernanda percebeu que não havia um roteiro fixo. Cada mês era resolvido “do jeito que dava”. Às vezes o banco era conferido antes das notas, às vezes depois; às vezes as pendências ficavam para o mês seguinte e nunca eram resolvidas.

Erro comum #5: fechamento mensal improvisado
Consequências:

• Informações inconsistentes.
• Retrabalho constante.
• Falta de confiança nos números.

✅ Como evitar

• Criar um checklist fixo de fechamento mensal.
• Sempre seguir a mesma ordem: notas → banco → competência → impostos → relatórios.
• Registrar pendências e resolvê-las antes de avançar para o próximo mês.

O ponto de virada — quando o fechamento virou rotina

Depois de dois meses aplicando ajustes simples, Fernanda apresentou um fechamento diferente para Carla:

• todas as notas tinham descrição clara e estavam arquivadas;
• nenhum recebimento ficou sem nota;
• impostos estavam previstos antes do vencimento;
• o banco batia com os registros;
• o resultado do mês fazia sentido.

Carla respirou aliviada e disse:
“Agora eu não tenho mais medo do fechamento. Eu sei o que vai acontecer.”

O que o Módulo 3 ensinou na prática

Aula 7 — Tributos e regimes

• Entender o regime evita erros simples e caros.
• Imposto nasce antes de ser pago.

Aula 8 — Notas fiscais e CFOP

• Nota é prova, não detalhe.
• Classificar bem evita retrabalho e risco.

Aula 9 — Fechamento mensal integrado

• Método vence improviso.
• Pendência identificada é problema quase resolvido.

Checklist final (ante erro) do Módulo 3

1.     Emitir nota com descrição clara e no tempo certo

2.

     Não receber sem documentar

3.     Pensar na natureza da operação antes de emitir

4.     Controlar impostos a pagar, não só os pagos

5.     Usar checklist fixo de fechamento mensal

6.     Arquivar documentos por mês e tipo

7.     Conferir banco, notas e registros como uma única história

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