ICP-Brasil, e pela autorização de uso emitida pela SEFAZ. Essa autorização é um processo eletrônico que valida o documento, permitindo sua circulação e garantindo a legitimidade da operação.

Além da NF-e em si, há também o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que é uma representação impressa simplificada do documento eletrônico. O DANFE serve apenas como instrumento de acompanhamento da mercadoria durante o transporte, trazendo um resumo das informações principais e o código de barras que permite a consulta pública da nota no portal da SEFAZ.

3. Estrutura do Arquivo XML e Campos Principais

A NF-e é gerada no formato XML (Extensible Markup Language), um padrão internacional de estruturação de dados que permite a leitura e validação automática por diferentes sistemas de informação. O XML é fundamental para garantir a interoperabilidade entre o emissor, a SEFAZ e os destinatários da nota, assegurando consistência e integridade das informações.

A estrutura do XML da NF-e é organizada em blocos (ou grupos) de informações, cada um contendo campos específicos. Entre os principais blocos, destacam-se:

• Identificação da NF-e (Identificação - “ide”): contém informações gerais sobre a nota, como número, série, data de emissão, tipo de operação (entrada ou saída), finalidade da nota e ambiente de emissão (produção ou homologação).
• Emitente (“emit”): registra os dados do emissor, como nome empresarial, CNPJ, inscrição estadual, endereço e regime tributário.
• Destinatário (“dest”): apresenta as informações do comprador ou destinatário da mercadoria, incluindo CNPJ/CPF, endereço e tipo de contribuinte.
• Produtos e Serviços (“det”): descreve cada item da nota, informando código, descrição, unidade de medida, quantidade, valor unitário, valor total, alíquotas e tributos incidentes (ICMS, IPI, PIS, COFINS).
• Totais (“total”): consolida os valores de produtos, tributos e descontos.
• Transporte (“transp”): indica os dados do transporte da mercadoria, como nome do transportador, placa do veículo e modalidade de frete.
• Cobrança e Pagamento (“cobr” e “pag”): apresentam as informações relativas à forma de pagamento, vencimentos e valores de duplicatas.
• Informações Adicionais (“infAdic”): campo destinado a observações fiscais ou complementares exigidas por legislação específica.

O arquivo XML é assinado digitalmente, transmitido à SEFAZ e,

após validação, retorna com um protocolo de autorização. Esse protocolo comprova que a nota foi aceita e registrada no ambiente nacional, sendo o único meio legal de comprovação da operação.

É importante ressaltar que o XML é o documento fiscal oficial. O DANFE, embora amplamente utilizado como comprovante físico, não possui validade jurídica independente. Assim, o armazenamento e guarda dos arquivos XML são obrigatórios pelo prazo mínimo de cinco anos, conforme previsto na legislação tributária.

4. Tipos de Documentos Fiscais Eletrônicos

O avanço da tecnologia e a ampliação do projeto SPED deram origem a diversos documentos fiscais eletrônicos (DF-e), cada um voltado a um tipo específico de operação econômica. Os principais são:

4.1 NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

Utilizada nas operações de circulação de mercadorias e prestações de serviços de transporte interestadual e intermunicipal. É o documento mais conhecido e difundido entre as empresas contribuintes do ICMS e do IPI.

4.2 NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

Voltada ao varejo e ao consumidor final, a NFC-e substitui o cupom fiscal emitido por impressoras fiscais (ECF). Sua principal vantagem é permitir emissão e controle online, dispensando a necessidade de equipamentos fiscais homologados. O documento é identificado pelo modelo 65 e possui consulta pública por QR Code impresso no comprovante.

4.3 NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

Instituída em parceria com os municípios, a NFS-e registra a prestação de serviços sujeita ao Imposto sobre Serviços (ISS). Cada município pode definir suas próprias regras de emissão, layout e integração, embora exista um padrão nacional definido pela Receita Federal e pela Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf).

4.4 CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

Destinado às empresas de transporte de cargas, o CT-e (modelo 57) substitui os conhecimentos de transporte em papel e documenta a prestação de serviços de transporte rodoviário, ferroviário, aéreo, aquaviário e dutoviário. Assim como a NF-e, ele possui validade jurídica assegurada pela assinatura digital e autorização da SEFAZ.

4.5 MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)

O MDF-e (modelo 58) complementa o processo logístico, agrupando informações de múltiplas NF-es e CT-es em um único manifesto, permitindo o rastreamento do transporte de mercadorias e a fiscalização em trânsito.

Esses documentos integram o ecossistema digital do SPED, que visa

documentos integram o ecossistema digital do SPED, que visa unificar e automatizar a comunicação entre empresas e fisco. Todos seguem o mesmo padrão de estrutura XML, com autenticação digital e transmissão eletrônica em tempo real.

5. Modelos e Numeração da NF-e

A NF-e é identificada por modelos numéricos, definidos pela Receita Federal e pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ). Os principais modelos de documentos fiscais eletrônicos atualmente em uso são:

• Modelo 55 – Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), utilizada nas operações de circulação de mercadorias e prestação de serviços sujeitas ao ICMS e ao IPI.
• Modelo 65 – Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), utilizada para operações de venda direta ao consumidor final.
• Modelo 57 – Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
• Modelo 58 – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
• Modelo 38 – Nota Fiscal de Energia Elétrica (NF3e), implantada recentemente para o setor elétrico.

A numeração da NF-e é controlada eletronicamente e composta por três elementos principais: o modelo, a série e o número sequencial da nota.

• O modelo indica o tipo de documento fiscal, conforme descrito acima;
• A série é um agrupamento numérico utilizado para organizar notas de diferentes filiais, regimes ou finalidades (por exemplo, série 1 para operações internas e série 2 para exportações);
• O número da nota é sequencial e não pode se repetir dentro da mesma série.

Cada nota é identificada de forma única por meio da chave de acesso, composta por 44 dígitos que reúnem informações como código da UF, CNPJ do emitente, modelo, série, número da nota, tipo de emissão e código numérico gerado aleatoriamente. Essa chave permite a consulta pública da NF-e no portal da SEFAZ, garantindo transparência e rastreabilidade das operações.

A correta gestão da numeração e da sequência de emissão é essencial para evitar inconsistências e rejeições pelo sistema da SEFAZ. Qualquer interrupção ou duplicidade pode gerar bloqueio de novas autorizações, exigindo medidas de regularização.

6. Considerações Finais

A Nota Fiscal Eletrônica consolidou-se como um instrumento indispensável para a modernização da gestão fiscal e contábil no Brasil. Sua estrutura baseada em XML, o controle digital de numeração e o processo de validação automatizada trouxeram maior agilidade, transparência e segurança às transações comerciais.

A integração da

NF-e com outros documentos eletrônicos — como NFC-e, NFS-e e CT-e — demonstra a maturidade do sistema tributário brasileiro e sua capacidade de adaptação às transformações tecnológicas. Entretanto, esse avanço também exige das empresas e dos profissionais contábeis um alto nível de conhecimento técnico, atenção às atualizações legais e compromisso com a conformidade digital.

A correta emissão, armazenamento e gestão da NF-e não apenas cumprem exigências legais, mas também refletem a responsabilidade fiscal e a eficiência administrativa das organizações. Nesse sentido, compreender sua estrutura e funcionamento é essencial para todos os que atuam nas áreas de contabilidade, administração e gestão tributária.

Referências Bibliográficas

BRASIL. Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Institui o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED. Diário Oficial da União, Brasília, 23 jan. 2007.

BRASIL. Receita Federal do Brasil. Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Disponível em: https://www.nfe.fazenda.gov.br. Acesso em: nov. 2025.

CONFAZ – Conselho Nacional de Política Fazendária. Ajuste SINIEF 07/2005. Institui a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Diário Oficial da União, Brasília, 2005.

SEFAZ-SP – Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo. Manual de Orientação do Contribuinte (MOC) – NF-e, versão 7.0. São Paulo: SEFAZ, 2023.

OLIVEIRA, L. M.; PEREIRA, C. A. Contabilidade Tributária: Teoria e Prática. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2021.

SILVA, J. R. da. Nota Fiscal Eletrônica e os Documentos Fiscais Digitais. Rio de Janeiro: FGV Editora, 2022.

Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – Passo a Passo

1. Introdução

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) representa um dos instrumentos mais importantes da modernização fiscal e contábil brasileira. Criada no âmbito do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e regulamentada pelo Ajuste SINIEF 07/2005, a NF-e substituiu as antigas notas fiscais em papel (modelo 1 e 1-A), introduzindo um formato digital baseado em padrões tecnológicos que asseguram validade jurídica, autenticidade e integridade das informações.

Sua adoção foi motivada pela necessidade de simplificar processos, reduzir custos e combater a sonegação fiscal. Atualmente, a emissão de NF-e é obrigatória para a maioria dos contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), e faz parte do cotidiano de empresas

de empresas de todos os portes.

O processo de emissão de uma NF-e envolve uma sequência de etapas técnicas e legais, que garantem sua validade perante o fisco. Este texto apresenta, de forma detalhada, o passo a passo da emissão da NF-e, abordando desde os requisitos iniciais até os procedimentos de cancelamento e inutilização de notas, conforme a legislação vigente e as boas práticas fiscais.

2. Requisitos para Emitir NF-e

Antes de iniciar o processo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica, a empresa deve atender a alguns requisitos técnicos e cadastrais, sem os quais não é possível gerar, transmitir ou validar o documento fiscal. Os principais são:

2.1 Certificado Digital

O certificado digital é o instrumento que garante a autenticidade e validade jurídica da NF-e. Ele funciona como uma assinatura eletrônica que identifica o emissor e assegura que o documento não foi alterado após sua emissão.

O certificado deve estar dentro do padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) e pode ser do tipo A1 (arquivo eletrônico instalado em computador) ou A3 (token ou cartão físico). A escolha entre um e outro depende da estrutura da empresa e do nível de segurança desejado.

Sem o certificado digital, a NF-e não pode ser assinada nem transmitida à Secretaria de Fazenda (SEFAZ). Por isso, ele é o primeiro passo e requisito fundamental para a habilitação no sistema de emissão.

2.2 Credenciamento na SEFAZ

Para emitir NF-e, a empresa precisa estar credenciada na SEFAZ do seu estado. Esse credenciamento pode ser feito de duas formas:

• Ambiente de Homologação (teste): permite a realização de testes de emissão sem validade fiscal, para verificar se o sistema emissor está funcionando corretamente;
• Ambiente de Produção: é o ambiente oficial, onde as notas emitidas possuem validade jurídica e são registradas junto ao fisco.

Durante o processo de credenciamento, a SEFAZ verifica se o contribuinte está regular perante o cadastro estadual e se possui o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) compatível com a emissão de NF-e.

2.3 Software Emissor de NF-e

O software emissor é o sistema responsável por gerar, assinar digitalmente e transmitir a NF-e à SEFAZ. Ele pode ser desenvolvido internamente pela própria empresa, adquirido de fornecedores especializados ou disponibilizado por prefeituras e órgãos estaduais.

O emissor deve estar atualizado conforme o layout do Manual de Orientação do Contribuinte (MOC), que

define a estrutura do arquivo XML e as regras de validação.

A empresa também deve possuir conexão com a internet, pois a transmissão e autorização da nota dependem de comunicação online com os servidores da SEFAZ. Em casos de contingência (indisponibilidade do sistema), existem alternativas como emissão em FS-DA (Formulário de Segurança) ou SVC (Sistema de Contingência Virtual), garantindo a continuidade das operações.

3. Preenchimento dos Campos Obrigatórios da NF-e

Uma vez atendidos os requisitos iniciais, o próximo passo é o preenchimento correto dos campos da NF-e. O documento eletrônico é composto por diversos blocos de informações estruturados em formato XML, cada um contendo campos obrigatórios e facultativos.

Os principais campos que devem ser preenchidos são:

• Identificação da NF-e (ide): inclui a numeração da nota, série, tipo de operação (entrada ou saída), natureza da operação e data de emissão.
• Emitente (emit): contém os dados cadastrais do emissor, como razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço e regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).
• Destinatário (dest): registra as informações do comprador ou tomador do serviço, como nome, CNPJ/CPF, inscrição estadual e endereço.
• Produtos e Serviços (det): descreve os itens vendidos, com código, descrição, unidade, quantidade, valor unitário, total, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e CST (Código de Situação Tributária).
• Tributação: detalha a apuração dos tributos incidentes (ICMS, IPI, PIS, COFINS, entre outros).
• Totais (total): soma dos valores dos produtos, descontos, fretes, seguros e impostos.
• Transporte (transp): identifica o transportador, placa do veículo e modalidade de frete (por conta do remetente ou destinatário).
• Pagamento (pag): indica a forma de pagamento utilizada (à vista, a prazo, boleto, cartão, pix, etc.).
• Informações Adicionais (infAdic): espaço destinado a observações fiscais, dados complementares exigidos por legislação estadual ou federal, e mensagens personalizadas.

O preenchimento incorreto ou incompleto de qualquer campo obrigatório pode gerar rejeição da NF-e pela SEFAZ. Por isso, é essencial que o emissor conheça a legislação aplicável, utilize CFOPs e CSTs adequados e mantenha o cadastro de clientes e produtos sempre atualizados.

Além disso, o emissor deve observar o tipo de operação (interno,

interestadual ou de exportação), pois cada um requer regras fiscais distintas, como alíquotas específicas e obrigações acessórias diferenciadas.

4. Envio e Autorização da NF-e pela SEFAZ

Após o preenchimento dos campos obrigatórios e a assinatura digital do documento, o sistema emissor gera o arquivo XML e o envia à Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Esse processo é realizado automaticamente pelo software emissor, mediante comunicação segura pela internet.

A SEFAZ realiza uma série de validações automáticas, que incluem:

• verificação da estrutura e integridade do XML;
• checagem da assinatura digital e do certificado;
• análise da consistência dos dados cadastrais (CNPJ, IE, CFOP, valores, etc.);
• conferência de duplicidade (mesmo número e série).

Se o arquivo for aprovado, a SEFAZ retorna uma Autorização de Uso, acompanhada de um protocolo eletrônico que confirma a validade da NF-e. Esse protocolo é fundamental, pois comprova que o documento foi oficialmente registrado no ambiente nacional da NF-e.

Caso o arquivo apresente inconsistências, a SEFAZ envia uma mensagem de rejeição, indicando o código e a descrição do erro (por exemplo, CFOP inválido, CNPJ inexistente, valor inconsistente). O emissor deve corrigir o erro e reenviar a nota para nova validação.

Após a autorização, o sistema emissor pode gerar o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), que é uma representação gráfica simplificada da nota. O DANFE acompanha a mercadoria no transporte e contém a chave de acesso de 44 dígitos e um código de barras que permite a consulta pública do documento no portal da SEFAZ.

O emissor e o destinatário devem armazenar o XML autorizado por pelo menos cinco anos, de acordo com a legislação tributária, pois ele é o documento fiscal válido e poderá ser solicitado em auditorias ou fiscalizações.

5. Cancelamento e Inutilização de Notas

Durante o processo de emissão de notas fiscais eletrônicas, é possível que ocorram erros ou situações que exijam o cancelamento ou a inutilização da numeração da nota. Ambos os procedimentos são regulados pela legislação e devem seguir critérios específicos.

5.1 Cancelamento da NF-e

O cancelamento da NF-e é permitido quando a operação não foi efetivamente realizada, ou seja, a mercadoria não foi entregue e nenhum fato gerador ocorreu.

O pedido de cancelamento deve ser feito dentro do prazo de 24 horas após a autorização de uso, conforme estabelecido pelo Ajuste SINIEF 07/2005 e regulamentações estaduais. Alguns

estados permitem prazos maiores, desde que justificados e acompanhados de documentação comprobatória.

Para efetuar o cancelamento, o emissor envia um evento de cancelamento à SEFAZ, contendo o número da NF-e, a chave de acesso e o motivo do cancelamento. Após a validação, a SEFAZ retorna o protocolo de cancelamento, que deve ser arquivado junto ao XML original.

Após cancelada, a NF-e não pode ser reutilizada e perde totalmente a validade fiscal. Contudo, ela permanece registrada no sistema, com status “cancelada”, para fins de auditoria e controle.

5.2 Inutilização de Numeração

A inutilização de numeração ocorre quando há saltos na sequência numérica das notas fiscais — por exemplo, quando um número é pulado por erro de sistema ou falha operacional. Nesse caso, o emissor deve comunicar a SEFAZ sobre o intervalo de números não utilizados, garantindo a integridade da sequência numérica exigida pela legislação.

O pedido de inutilização também é feito por meio de evento eletrônico, informando a faixa de numeração e o motivo. Após a aceitação, a SEFAZ emite um protocolo de inutilização, que deve ser mantido arquivado.

A inutilização é um procedimento meramente formal e não implica cancelamento de operações, pois as notas nunca foram emitidas. Serve apenas para preservar a coerência do controle fiscal.

6. Considerações Finais

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica é um processo que combina aspectos legais, técnicos e operacionais. Cada etapa — desde o credenciamento e a aquisição do certificado digital até o preenchimento dos campos obrigatórios, transmissão, validação e cancelamento — é fundamental para assegurar a validade e conformidade fiscal do documento.

A digitalização das notas fiscais trouxe benefícios inquestionáveis para empresas e órgãos públicos: agilidade no controle tributário, redução de fraudes e integração de dados entre contribuintes e fisco. No entanto, exige também rígido controle interno, conhecimento da legislação e constante atualização tecnológica.

O sucesso na emissão e gestão das NF-es depende diretamente da qualificação dos profissionais envolvidos, da correta parametrização dos sistemas emissores e da observância aos prazos e normas fiscais. Assim, compreender o passo a passo desse processo é essencial para garantir segurança jurídica e eficiência operacional nas transações comerciais.

Referências Bibliográficas

BRASIL. Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Institui o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

Diário Oficial da União, Brasília, 23 jan. 2007.

CONFAZ – Conselho Nacional de Política Fazendária. Ajuste SINIEF 07/2005. Institui a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Diário Oficial da União, Brasília, 2005.

BRASIL. Receita Federal do Brasil. Portal da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Disponível em: https://www.nfe.fazenda.gov.br. Acesso em: nov. 2025.

SEFAZ-SP – Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo. Manual de Orientação do Contribuinte (MOC) – NF-e, versão 7.0. São Paulo: SEFAZ, 2023.

OLIVEIRA, L. M.; PEREIRA, C. A. Contabilidade Tributária: Teoria e Prática. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2021.

SILVA, J. R. da. Nota Fiscal Eletrônica e Compliance Fiscal. Rio de Janeiro: FGV Editora, 2022.

Controle e Armazenamento das Notas Fiscais Eletrônicas

(NF-es)

1. Introdução

A implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) representou uma revolução no sistema tributário brasileiro, substituindo os antigos documentos fiscais em papel e introduzindo um modelo digital mais eficiente, seguro e transparente. Contudo, a digitalização das obrigações fiscais trouxe também novas responsabilidades para as empresas no que se refere ao controle, armazenamento e guarda dos arquivos eletrônicos (XMLs).

O documento fiscal eletrônico é o elemento central da escrituração digital e possui validade jurídica apenas em sua forma digital. Dessa forma, o gerenciamento adequado das NF-es — desde o armazenamento até a organização dos arquivos e o cumprimento dos prazos legais de guarda — é essencial para garantir a conformidade fiscal e o bom funcionamento da empresa.

Além de atender a exigências legais, um sistema eficiente de controle e armazenamento contribui para a segurança da informação, reduz o risco de perdas e facilita o acesso em eventuais auditorias ou fiscalizações. Este texto aborda, de forma detalhada, os principais aspectos relacionados ao armazenamento do XML, às práticas de backup e guarda digital, à consulta de notas fiscais no portal da SEFAZ e às boas práticas de organização e compliance fiscal.

2. Armazenamento do XML: Prazos e Obrigatoriedade Legal

A NF-e é um documento digital emitido e armazenado eletronicamente no formato XML (Extensible Markup Language). Esse arquivo contém todas as informações fiscais da operação comercial e é o único documento com validade jurídica. O DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), impresso em papel, serve apenas como representação gráfica e não substitui o

arquivo XML.

A legislação brasileira impõe obrigações específicas de guarda e armazenamento das NF-es tanto para o emitente quanto para o destinatário. De acordo com o Ajuste SINIEF 07/2005, que regulamenta a NF-e no Brasil, ambos devem manter arquivados os arquivos digitais pelo prazo mínimo de cinco anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão do documento.

Durante esse período, o arquivo XML deve estar disponível para apresentação ao fisco sempre que solicitado. O não cumprimento dessa exigência pode acarretar multas, autuações e até impedimentos fiscais, uma vez que a falta de comprovação da operação pode ser interpretada como omissão de receita ou irregularidade tributária.

É importante destacar que o arquivo XML deve ser armazenado em sua forma original, sem alterações na estrutura do documento ou no conteúdo da assinatura digital. Qualquer modificação invalida a autenticidade do arquivo e compromete sua validade perante a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Em termos práticos, o armazenamento do XML deve obedecer a três princípios fundamentais: segurança, integridade e acessibilidade. Ou seja, os arquivos precisam estar protegidos contra perda ou dano, devem manter-se íntegros ao longo do tempo e estar disponíveis para consulta rápida em caso de auditoria ou necessidade operacional.

3. Backup e Guarda Digital de Documentos

Com a transição para o meio eletrônico, a guarda digital tornou-se uma prática essencial para todas as empresas que emitem ou recebem notas fiscais eletrônicas. O backup de dados é a principal ferramenta para assegurar a preservação dos arquivos XML e demais documentos fiscais em caso de falhas no sistema, ataques cibernéticos, exclusões acidentais ou perda de equipamentos.

Existem diferentes estratégias de backup que podem ser adotadas pelas empresas, de acordo com seu porte e infraestrutura tecnológica. Entre as mais comuns, destacam-se:

• Backup local: cópias armazenadas em servidores ou dispositivos físicos internos, como HDs externos e servidores dedicados. Embora ofereça rapidez de acesso, esse modelo está sujeito a riscos físicos, como incêndios, furtos e deterioração dos dispositivos.
• Backup em nuvem (cloud): utilização de serviços online que armazenam os dados em data centers externos, garantindo redundância e acesso remoto. Essa modalidade é amplamente recomendada por oferecer maior segurança, escalabilidade e facilidade de recuperação dos

• arquivos.
• Backup híbrido: combinação de armazenamento local e em nuvem, proporcionando maior proteção e disponibilidade.

Além da periodicidade dos backups, é essencial implementar políticas de segurança da informação, com controle de acesso, criptografia e autenticação para evitar o uso indevido dos dados fiscais.

Outra boa prática é manter uma organização sistematizada dos arquivos XML, com pastas estruturadas por ano, mês, CNPJ, e tipo de operação (entrada ou saída). Essa estrutura facilita a localização e o cruzamento de informações durante auditorias e revisões fiscais.

Deve-se também realizar verificações periódicas de integridade dos arquivos, garantindo que os XMLs estejam legíveis e válidos. O uso de sistemas de gestão fiscal integrados (ERP) pode automatizar esse processo, reduzindo a possibilidade de falhas humanas e aumentando a eficiência no controle dos documentos.

4. Consulta de NF-e no Portal da SEFAZ

O Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), mantido pela Receita Federal do Brasil e pelas Secretarias de Fazenda dos estados, é a principal ferramenta pública para a verificação e validação das NF-es emitidas. Por meio dele, é possível consultar a autenticidade e o conteúdo resumido de uma nota fiscal, garantindo a transparência e a rastreabilidade das operações comerciais.

A consulta pode ser feita de duas formas:

1.     Pela chave de acesso: toda NF-e possui uma chave numérica composta por 44 dígitos, que identifica de forma única o documento. Essa chave está presente no DANFE e pode ser inserida no portal (https://www.nfe.fazenda.gov.br) para verificação.

2.     Pelo certificado digital: tanto o emitente quanto o destinatário podem acessar o portal da SEFAZ com seu certificado digital e consultar todas as NF-es emitidas ou recebidas em seu CNPJ, baixando os arquivos XML diretamente.

O portal apresenta informações básicas da nota, como data de emissão, valor total, CNPJ do emitente e do destinatário, e status da autorização. No entanto, o conteúdo completo do XML só pode ser visualizado pelo contribuinte envolvido na operação, mediante uso de certificado digital.

Essa funcionalidade é essencial para confirmar a autenticidade de notas recebidas e evitar fraudes fiscais, como o uso de notas frias — documentos emitidos irregularmente por terceiros em nome de outras empresas. Assim, a consulta regular das NF-es no portal da SEFAZ é uma medida preventiva e de controle interno que contribui para o compliance fiscal e

a integridade das informações contábeis.

5. Boas Práticas de Organização e Compliance

O compliance fiscal é o conjunto de práticas e controles internos que asseguram o cumprimento das obrigações tributárias e contábeis de uma empresa. No contexto da escrituração digital, o compliance depende diretamente da organização, armazenamento e controle das NF-es, uma vez que esses documentos são a base das declarações e apurações tributárias.

Entre as principais boas práticas de organização e compliance, destacam-se:

5.1 Padronização e Controle de Processos

A empresa deve estabelecer políticas claras para o gerenciamento de notas fiscais, definindo responsabilidades, fluxos de trabalho e prazos. Isso inclui a conferência das NF-es recebidas, a conciliação com pedidos e pagamentos, e o arquivamento seguro dos XMLs.

5.2 Integração de Sistemas

O uso de sistemas integrados de gestão (ERP) e módulos fiscais automatizados permite a sincronização entre emissão, escrituração e armazenamento das notas. Isso reduz erros manuais e garante consistência nas informações declaradas ao fisco.

5.3 Auditorias e Verificações Periódicas

A realização de auditorias internas periódicas ajuda a identificar inconsistências, duplicidades ou ausência de documentos. Essas verificações podem ser automatizadas por meio de softwares que comparam as NF-es emitidas e recebidas com as registradas na SEFAZ.

5.4 Segurança da Informação

A proteção dos dados fiscais é imprescindível. O uso de certificados digitais válidos, autenticação em múltiplos fatores, criptografia e backups regulares são medidas fundamentais para garantir a segurança dos arquivos eletrônicos e prevenir acessos indevidos.

5.5 Educação e Treinamento

Manter a equipe contábil e fiscal atualizada sobre as mudanças na legislação e nas regras do SPED é essencial. O treinamento contínuo evita erros de preenchimento, prazos perdidos e irregularidades na guarda dos documentos.

O cumprimento rigoroso dessas práticas fortalece a credibilidade da empresa perante o fisco, reduz riscos de autuações e demonstra responsabilidade corporativa. Além disso, um sistema de compliance eficiente proporciona maior transparência e rastreabilidade das operações, agregando valor à gestão empresarial.

6. Considerações Finais

O controle e armazenamento das Notas Fiscais Eletrônicas são atividades fundamentais na rotina fiscal das empresas. A transformação digital substituiu a antiga guarda física de documentos por um processo eletrônico que

exige atenção redobrada à segurança, integridade e conformidade legal dos arquivos XML.

A obrigatoriedade de armazenamento por cinco anos, a importância dos backups periódicos e a necessidade de consulta frequente das NF-es junto à SEFAZ tornam o gerenciamento eletrônico uma atividade estratégica e contínua.

Mais do que uma exigência fiscal, a boa gestão das NF-es reflete o grau de maturidade e organização da empresa. A adoção de boas práticas de compliance e governança tributária não apenas assegura o cumprimento da lei, mas também fortalece a eficiência operacional e a confiança nas relações comerciais.

Dessa forma, compreender e aplicar corretamente os procedimentos de controle, armazenamento e consulta das NF-es é essencial para qualquer organização que busque sustentabilidade e conformidade no ambiente digital tributário brasileiro.

Referências Bibliográficas

BRASIL. Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Institui o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED. Diário Oficial da União, Brasília, 23 jan. 2007.

CONFAZ – Conselho Nacional de Política Fazendária. Ajuste SINIEF 07/2005. Institui a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Diário Oficial da União, Brasília, 2005.

BRASIL. Receita Federal do Brasil. Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica. Disponível em: https://www.nfe.fazenda.gov.br. Acesso em: nov. 2025.

SEFAZ-SP – Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo. Manual de Orientação do Contribuinte – NF-e, versão 7.0. São Paulo: SEFAZ, 2023.

OLIVEIRA, L. M.; PEREIRA, C. A. Contabilidade Tributária: Teoria e Prática. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2021.

SILVA, J. R. da. Gestão e Armazenamento de Documentos Fiscais Eletrônicos. Rio de Janeiro: FGV Editora, 2022.

SANTOS, A. R.; ALMEIDA, M. F. Compliance Fiscal e SPED: Fundamentos e Boas Práticas. Brasília: Conselho Federal de Contabilidade, 2020.

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